Cotizaciones

La cotización es el documento que le envías a tu cliente con el desglose de lo que vas a hacer y cuánto va a costar. Es probablemente lo que más vas a usar en Calculao.

1. Cómo funciona el flujo de una cotización

Toda cotización pasa por los siguientes estados:

Estado	Qué significa
Borrador	Recién creada, todavía en preparación. No se envía al cliente.
Enviada	Fue marcada como enviada al cliente.
Aceptada	El cliente aceptó. Puedes convertirla en una factura.
Rechazada	El cliente no aceptó.
Expirada	Pasó la fecha de vencimiento sin respuesta.

Además, cada cotización tiene un Estado de conversión que registra si terminó en negocio:

Pendiente — todavía sin definir.
Ganada — se convirtió en trabajo.
Perdida — no se concretó.

2. Ver el listado de cotizaciones

En el menú, haz clic en Cotizaciones.
Vas a ver la lista de todas tus cotizaciones con: número, cliente, proyecto, estado, fecha de vencimiento y total.
Puedes filtrar por estado, conversión, cliente, proyecto y fechas.
Para limpiar los filtros, haz clic en Limpiar.

3. Crear una cotización nueva

Antes de crear una cotización necesitas tener al menos un cliente y un proyecto creados. Si todavía no los tienes, la app te ofrece crearlos en el momento.

Pasos para crear

Crea la cotización desde un proyecto. Puedes entrar por Clientes -> Proyecto o por Proyectos de Clientes y usar el acceso rápido Nueva cotización.
Completa el formulario dentro de ese proyecto — sección Detalles de la cotización:
- Cliente y Proyecto quedan definidos por la ruta desde la que entraste. Si todavía no existen, la app primero te guía a crear el cliente y luego el proyecto.
- Moneda (requerida) — la moneda en que está cotizando (por ejemplo: DOP, USD).
- Fecha de vencimiento (requerida salvo en borrador) — hasta cuándo es válida la cotización.
- Método de pago — Transferencia bancaria, Tarjeta de crédito, PayPal, Efectivo, Cheque.
- Términos de pago — texto libre con las condiciones. Ejemplo: Neto 30. 50% al inicio y 50% al finalizar. Los pagos atrasados acumulan 1.5% mensual.
- Descuento — un monto fijo que se descuenta del subtotal.
- Modo de ITBIS:
  - Agregar ITBIS — los precios son netos; el impuesto se suma al total.
  - Precios incluyen ITBIS — los precios ya incluyen el impuesto.
  - (Sin ITBIS) — no aplica impuesto.
- Diseño PDF — elige el estilo visual del PDF que le vas a enviar al cliente. La app ofrece varias plantillas visuales para adaptar la presentación al tipo de propuesta.
- Notas — texto libre que aparece al pie de la cotización. Puedes usar Plantillas para no tener que reescribir los mismos términos cada vez.
Haz clic en Crear cotización. La cotización se crea en estado Borrador.

4. Agregar ítems (líneas) a la cotización

Una cotización sin ítems no es válida para enviar. Cada ítem representa una línea del presupuesto.

Agregar un ítem

Dentro de la cotización, busca la sección de ítems y haz clic en Agregar ítem de cotización.

Tienes dos modos:

Usar plantilla — recomendado si ya tienes el catálogo armado:

En el campo Buscar plantilla por alias, escribe el alias de la plantilla (por ejemplo: m2-porcelanato).
Selecciona la plantilla de los resultados. Los campos se completan automáticamente.
Ajusta la Cantidad si es necesario.
Haz clic en Agregar usando plantilla seleccionada.

Crear y guardar — para crear el ítem y guardarlo como plantilla simultáneamente:

Completa la Descripción del ítem.
Ingresa un Alias único (para poder reutilizarlo).
Completa Cantidad, Precio unitario y Tasa de impuesto.
Haz clic en Guardar plantilla y agregar para agregar el ítem y guardar la plantilla en tu catálogo para usarla en el futuro.

Agregar sin guardar — para un ítem de uso único:

Completa Descripción, Cantidad, Precio unitario y Tasa de impuesto.
Haz clic en Agregar sin guardar.

El resumen financiero

A medida que agregas ítems, el resumen de la cotización se actualiza en tiempo real mostrando:

Subtotal — suma de todos los ítems antes de descuento e impuesto.
Descuento — si aplicaste uno.
Subtotal con descuento — subtotal menos el descuento.
Impuesto (18%) — ITBIS calculado.
Total — el monto final que le cobras al cliente.

5. Guardar y editar

La cotización guarda automáticamente los totales mientras trabajas. Si tienes cambios sin guardar, verás el indicador “Cambios sin guardar” en la parte superior del formulario. Haz clic en Guardar cambios para confirmar.

6. Enviar la cotización al cliente

Cuando la cotización está lista:

Haz clic en Enviar al cliente (botón en el formulario o en la vista de detalle).
La cotización pasa al estado Enviada.
Puedes generar el PDF con Vista previa de PDF antes de enviarlo, o descargarlo directamente con Descargar PDF.

7. Marcar como aceptada o rechazada

Una vez que el cliente responde:

Aceptada → haz clic en la acción Marcar como aceptada. El estado de conversión pasa automáticamente a Ganada.
Rechazada → haz clic en Marcar como rechazada.

8. Convertir una cotización en factura

Si la cotización fue Aceptada, puedes convertirla en una factura con un solo clic:

Desde la cotización aceptada, busca la acción Convertir a factura (o la opción equivalente).
Se crea una nueva factura con todos los ítems de la cotización ya cargados.
El estado de conversión de la cotización pasa a Ganada.

9. Vencimiento automático

Si una cotización tiene fecha de vencimiento y esa fecha pasa sin que el cliente responda, la app la marca automáticamente como Expirada. Esto sucede a través de un proceso automático que corre periódicamente.

10. Plantillas de cotización

Para no reescribir siempre los mismos términos de pago, notas o títulos, puedes crear Plantillas de cotización:

En el formulario de cotización, en los campos de Notas, Términos de pago o Título, haz clic en el botón Plantillas.
Desde ahí puedes seleccionar una plantilla existente o crear una nueva.
Para gestionar tus plantillas, busca Plantillas en el menú de cotizaciones (si está disponible en tu plan).

Próximos pasos

Con las cotizaciones bajo control, aprende cómo organizar el trabajo que ganaste.

Continúa con 05 — Proyectos y Tareas.