Documentación
Finanzas y Transacciones
Las Transacciones son el registro de todo el dinero que entra y sale de tu negocio. No es un sistema contable completo, pero sí te da una visión clara de tus ingresos, gastos y flujo de caja.
1. Tipos de transacciones
Calculao maneja dos tipos:
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Ingreso | Dinero que recibís: un cobro a un cliente, un pago recibido, etc. |
| Gasto | Dinero que pagás: materiales, mano de obra, alquiler de herramientas, etc. |
2. El Panel de Control Financiero
Al entrar a Calculao, la pantalla principal es el Panel de Control Financiero. Ahí ves:
- Pulso de flujo de caja — ingresos vs. gastos de los últimos 30 días en un gráfico.
- Presupuestos pendientes — los que todavía no se cobraron.
- Próximas a vencer — cuentas por pagar con fecha de vencimiento próxima.
- Cuentas por pagar — gastos registrados como cuentas por pagar.
3. Ver todas las transacciones
En el menú, hacé clic en Transacciones (vista general), Ingresos (solo ingresos) o Gastos (solo gastos).
La pantalla se llama:
- Todas las Transacciones — lista completa.
- Mis Ingresos — filtrada a ingresos.
- Mis Gastos — filtrada a gastos.
Usá los filtros rápidos para encontrar transacciones específicas:
- Últimas 15 transacciones
- Últimas 30 transacciones
- Últimas 50 transacciones
4. Registrar un nuevo ingreso
Desde Ingresos o Transacciones, hacé clic en Nuevo Ingreso.
Completá el formulario:
- Monto (requerido) — el valor recibido.
- Descripción — de qué se trata el ingreso.
- Fecha (Ocurrido el) — cuándo sucedió el cobro.
- Proyecto — asociá la transacción a un proyecto específico (opcional pero recomendado).
- Categoría — para organizar y reportar (ej: “Cobro por servicios”, “Anticipo”, etc.).
- Nombre del banco — banco o medio de pago usado.
- Notas — observaciones adicionales.
- ¿Incluir ITBIS? — si el monto ya incluye ITBIS, marcá esta opción para que la app lo calcule por separado.
- Retención — si aplica retención impositiva:
- Sin retención
- Retención del 2% — se calcula sobre el monto bruto.
- Se le incrementó el 2% al monto — cuando el monto ya vino incrementado.
- Adjuntos (plan de pago) — podés cargar comprobantes, recibos o cualquier archivo de soporte.
Hacé clic en guardar.
5. Registrar un nuevo gasto
Desde Gastos o Transacciones, hacé clic en Nuevo Gasto.
Completá el formulario (mismo esquema que el ingreso, más estos campos adicionales):
- Mano de obra — si el gasto está asociado a un trabajador específico del listado de Mano de Obra, podés vincularlo aquí.
- Cuenta por pagar — marcá si este gasto todavía no fue pagado (está pendiente de pago).
- Vence el — si es cuenta por pagar, cuándo vence.
- Pagar a — a quién se le debe pagar.
- Nombre del negocio — empresa a quien le pagás.
- RNC del negocio — RNC del proveedor (para registro fiscal).
Guardá.
6. Editar y eliminar transacciones
Desde la lista, hacé clic en la transacción para ver su detalle. Desde ahí podés:
- Editar — modificar cualquier campo.
- Eliminar — borrar la transacción (con confirmación).
7. Adjuntar comprobantes
Si tenés un plan de pago, podés adjuntar archivos a las transacciones (recibos, facturas, fotos, etc.):
- En la transacción (al crearla o editarla), buscá la sección Adjuntos.
- Subí el archivo.
- Guardá.
Para eliminar un adjunto, hacé clic en el ícono de eliminar junto al archivo y confirmá.
8. Importar transacciones desde Excel
Si tenés muchas transacciones para cargar de una vez, podés importarlas:
- Desde Transacciones, buscá el botón de Importar (o la opción de importación masiva).
- Descargá la plantilla Excel si se ofrece, completá las columnas requeridas y subí el archivo.
9. Transacciones por proyecto
Cuando estás dentro de un proyecto, podés ver y registrar transacciones filtradas a ese proyecto:
- Ingresos del proyecto — cobros recibidos por este trabajo específico.
- Gastos del proyecto — costos del proyecto.
- Mano de obra — pagos al personal asociado al proyecto.
- Materiales — compra de materiales para el proyecto.
Para registrar, usá los botones + Nuevo Ingreso y + Nuevo Gasto dentro del proyecto.
10. Cuentas por pagar
Si registrás un gasto como Cuenta por pagar, aparece en el Panel en la sección Cuentas por pagar. Esto te permite hacer seguimiento de lo que debés pagar sin perder de vista las fechas de vencimiento.
Próximos pasos
Con el registro financiero en orden, aprendé a documentar tu trabajo y colaborar con tu equipo.
Continuá con Documentos y Colaboración.