Proyectos y Tareas

Los Proyectos en Calculao te ayudan a organizar el trabajo que vas a ejecutar para cada cliente: cronogramas, fases, tareas, y los ingresos y gastos asociados. Además, Calculao tiene un tablero tipo Kanban (llamado Tablero) para gestionar las tareas del equipo de forma visual.

1. Proyectos

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto está siempre asociado a un cliente. Sirve para agrupar todo lo que tiene que ver con un trabajo específico: la cotización que lo originó, los presupuestos emitidos, las transacciones de ingresos y gastos, el cronograma de fases y tareas.

Ver los proyectos de un cliente

En el menú, haz clic en Proyectos de Clientes.
Vas a ver todos los proyectos de todos tus clientes, con: nombre del proyecto, cliente, fechas de inicio y fin, y estado (En curso o Completado).
También puedes acceder a los proyectos de un cliente específico desde su perfil: Clientes → clic en el cliente → sección de proyectos.

Crear un proyecto

Desde Proyectos de Clientes, haz clic en Nuevo proyecto.
O desde el perfil de un cliente, haz clic en Nuevo proyecto — el cliente queda preseleccionado.
Completa el formulario:
- Nombre (requerido) — nombre del proyecto. Debe ser único por cliente.
- Cliente (requerido) — el cliente asociado.
- Descripción — descripción del trabajo a realizar.
- Fecha de inicio — cuándo comienza el proyecto.
- Fecha de fin — cuándo está previsto que termine. Debe ser igual o posterior a la fecha de inicio.
Haz clic para guardar.

Plan gratuito: Puedes crear hasta un número limitado de proyectos por cliente.

Ver el detalle de un proyecto

Al abrir un proyecto, encuentras varias secciones:

Resumen — datos generales, descripción, fechas.
Cronograma — vista de fases y tareas en formato Gantt (ver sección siguiente).
Transacciones — ingresos y gastos registrados para este proyecto específico.
Cotizaciones — una biblioteca privada del proyecto para subir y descargar archivos de soporte, agrupados por día de subida.
Cotizaciones comerciales — las cotizaciones comerciales que se hicieron para este proyecto.
Presupuestos — los presupuestos (simples y complejos) vinculados.
Accesos rápidos — botones para crear nueva cotización, nuevo presupuesto o nuevo presupuesto complejo directamente vinculado al proyecto.

Biblioteca de cotizaciones del proyecto

Dentro de cada proyecto tienes una sección llamada Cotizaciones para guardar archivos relacionados a ese trabajo:

PDFs
imágenes (JPG, PNG)
documentos (DOC, DOCX)
hojas de cálculo (XLS, XLSX)

Los archivos se muestran agrupados por el día en que fueron subidos, para que sea fácil encontrarlos después. Cada archivo puede volver a descargarse cuando lo necesites.

Seguridad: no se permiten archivos peligrosos o fuera de los formatos aprobados.

Plan gratuito: las subidas de archivos están disponibles en planes de pago.

Presupuestos externos

También existe una sección separada llamada Presupuestos externos para archivos creados fuera de la aplicación.

Cada archivo nuevo crea una nueva versión dentro del mismo documento si el nombre coincide.
Se guarda la fecha y hora de cada versión.
Se pueden volver a descargar versiones anteriores.

Esta sección sirve para mantener el historial cuando el cliente te manda cambios por fuera de la app.

Editar o eliminar un proyecto

Desde la lista o el detalle del proyecto, encuentras las acciones Editar y Eliminar.

2. Fases y Cronograma (Gantt)

Dentro de un proyecto puedes crear fases para organizar el trabajo en etapas. Cada fase agrupa un conjunto de tareas.

Acceder al cronograma

Abre el proyecto.
Haz clic en la sección Cronograma (o Tareas). El título de la pantalla es “Cronograma — Cliente / Proyecto”.

Crear una fase

En el cronograma, haz clic en el botón para agregar una fase nueva.
Ingresa el título de la fase.
Guarda.

Las fases aparecen en orden de posición. Puedes reordenarlas arrastrando.

Crear una tarea dentro de una fase

Dentro de la fase, haz clic en Agregar tarea (o el botón equivalente).
Completa los datos de la tarea:
- Nombre (requerido) — qué hay que hacer.
- Descripción — detalle adicional.
- Fecha de inicio (requerida) — cuándo comienza la tarea.
- Fecha de fin — cuándo termina (debe ser igual o posterior al inicio).
- Estado — el estado de avance:
  - Planificada — todavía no empezó.
  - En progreso — en ejecución.
  - Completada — terminada.
  - Bloqueada — hay un impedimento.
- ¿Es un hito? — marca esta opción si la tarea representa un punto de entrega importante (milestone). Los hitos no tienen duración, solo fecha.
- Color — puedes asignarle un color para identificarla visualmente en el Gantt.
- Predecesoras — si la tarea depende de que otra termine primero, selecciona las tareas predecesoras.
Guarda la tarea.

La vista Gantt

El cronograma muestra las fases y tareas en una línea de tiempo horizontal (Gantt). Puedes ver de un vistazo cuándo se superponen tareas, qué está en progreso y qué aún no empezó.

Transacciones del proyecto

Desde el proyecto, puedes registrar ingresos y gastos directamente asociados a ese trabajo:

Ingresos del proyecto — pagos recibidos por este proyecto.
Gastos del proyecto — costos incurridos en el proyecto.
Mano de obra — pagos a personal vinculado al proyecto.
Materiales — compra de materiales para el proyecto.

Haz clic en + Nuevo Gasto o + Nuevo Ingreso para registrar transacciones desde dentro del proyecto.

3. Tableros Kanban (Workspaces y Tableros)

Además de los proyectos, Calculao tiene un sistema de Workspaces con Tableros tipo Kanban para gestionar tareas del equipo de forma visual. Esto es independiente de los proyectos de clientes — sirve más para la operación interna del equipo.

¿Qué es un Workspace?

Un Workspace es un espacio de trabajo donde puedes crear múltiples Tableros. Cada tablero tiene columnas (como “Pendiente”, “En progreso”, “Listo”) y tarjetas de tareas que se mueven entre columnas.

Acceder a los Workspaces

Desde el menú, busca la sección de Workspaces o Tableros (la app te redirige a tu primer workspace automáticamente si ya tienes uno).

Crear un Workspace

Haz clic en Nuevo Workspace (si no tienes ninguno).
Ingresa el nombre del workspace.
Guarda.

Crear un Tablero dentro de un Workspace

Dentro del workspace, haz clic en Nuevo Tablero.
Ingresa el nombre del tablero.
Guarda.

Crear y mover tareas en el Kanban

Dentro de un tablero:

Crear una tarea: haz clic en Nueva tarea (o el botón de la columna). Completa:
- Título — qué hay que hacer.
- Descripción — detalle adicional.
- Fecha de vencimiento — cuándo debe estar lista.
- Prioridad — nivel de urgencia.
- Asignado a — miembro del equipo responsable.
- Etiquetas (tags) — para clasificar y filtrar tareas. Escribe una etiqueta y presiona Enter para agregarla como pill.
Mover una tarea: arrastra la tarjeta de una columna a otra.
Eliminar una tarea: al intentar eliminarla, la app abre un diálogo de confirmación antes de borrarla.

Cuando una tarea se asigna por primera vez, la persona recibe una notificación y un correo. Si falta un día para el vencimiento, también recibe un recordatorio una sola vez.

Columnas personalizadas

Puedes crear, editar y reordenar las columnas del tablero a tu gusto. Una columna puede marcarse como “Es la columna de finalizado” para que las tareas en ella se consideren completadas.

Para gestionar columnas, busca la opción de administrar columnas dentro del tablero.

Miembros del Tablero

Puedes agregar o quitar miembros específicos al tablero, controlando quién tiene acceso a él dentro del workspace.

4. Planificador de Equipo

Además del cronograma por proyecto, Calculao tiene un Planificador de Equipo para ver las tareas del tablero que estás visualizando en una vista diaria, semanal o mensual.

Para qué sirve

Ver qué tareas vienen hoy.
Ver qué tareas vienen esta semana.
Revisar el mes completo sin abrir el tablero.
Mantener ordenado el trabajo interno del equipo.
Cambiar de espacio de trabajo y tablero para ver exactamente ese scope.

Cómo usarlo

Desde el menú lateral, haz clic en Planificador de Equipo.
Usa los selectores para cambiar de espacio de trabajo y tablero sin salir del planificador.
Elige entre Semana, Hoy y Mes.
Usa Anterior, Hoy y Siguiente para moverte por el calendario. En la vista Hoy, el botón Hoy abre un foco de un solo día.
En el calendario, cada tarjeta muestra el título y abre un popover con el detalle de esa tarea para ese día. En el backlog, la información se ve completa.
Usa el botón + en cualquier día para crear una tarea con esa fecha ya seleccionada sin salir del planificador.

Próximos pasos

Con los proyectos y tareas organizados, el siguiente paso es emitir presupuestos formales para cobrar tu trabajo.

Continúa con 06 — Facturación.

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